Il Metodo delle 5S (Parte Prima)
Chissà quante volte ti sei trovato a cercare le chiavi prima di uscire di casa,
rischiando così di fare tardi al lavoro o magari perdere il treno o un appuntamento,
oppure non trovare un vestito nell’armadio o una foto su un computer o su una
chiavetta, ma se invece di trovarci in un contesto familiare dove questi problemi
nonostante siano causa di malumore si possono considerare piccoli inconvenienti
fossimo in un ambiente lavorativo?
In azienda le persone condividono spazi e materiali, interagiscono sulle stesse
postazioni utilizzano strumenti comuni, scrivono sui medesimi documenti, inoltre
devono fornire il proprio contributo in un momento ben preciso nel processo di
lavorazione, ma se devono lavorare su qualcosa che non si trova questo cosa
comporta? ti sei mai trovato in questa situazione?
Il tempo scorre alla ricerca affannosa di un qualcosa che non ha una sua precisa
collocazione ma contemporaneamente ci si imbatte in una montagna di cose inutili
aumentando così il rate time, ovvero il tempo di attraversamento del prodotto o
servizio all’interno della struttura, i tempi di consegna e di conseguenza
l’insoddisfazione nel cliente, i costi della non qualità la probabilità di incorrere in
errori ed inefficienze ma soprattutto aumenta anche la frustrazione degli operatori
che anche se volenterosi non riescono a finalizzare i propri sforzi.
come ridurre questi sprechi? come invertire questo trend che sembra
impossessarsi di tutti i luoghi lavorativi per ottenere un area di lavoro organizzata
efficiente pulita che porti in chiaro i processi lavorativi in cui tutti gli attori possano
rapidamente orientarsi?
Abbiamo adottato un metodo proveniente dal Giappone
ma che si rifà a semplici principi di buon senso, è il metodo delle “5S”, vediamo in
cosa consiste!
Questo metodo ci fa riflettere su ciò che serve è ciò che non serve sul posto di
lavoro. Ciò che non serve è uno spreco e i giapponesi chiamano lo spreco “muda”,
dunque occorre eliminare tutto ciò che è “muda” perché dissipa risorse della
comunità, danneggia l’armonia dell’ambiente e delle persone, crea disvalore, di
conseguenza aumenta i costi di gestione.
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il metodo 5s è l’acronimo di cinque parole che per i giapponesi corrispondono a 5
caratteristiche intrinseche e stabili delle persone e dei luoghi di lavoro. Nell’uso
occidentale queste parole sono state tradotte come se fossero semplicemente
azioni cose da fare durante un intervento di miglioramento, mentre in Giappone
sono considerate una linea di pensiero che chiunque dovrebbe condividere sin dal
primo giorno di lavoro. Andiamo ad analizzare le 5s nella loro traduzione italiana.
La prima S è separare; questa azione consiste nel distinguere con chiarezza le
attrezzature e gli oggetti necessari separandoli da quelli non necessari o meglio tra
essenziale e non essenziale.
Gli oggetti necessari devono essere raggruppati in uno
spazio definito estromettendo temporaneamente quelli inutili o di uso meno
frequente. Le domande guida sono a cosa serve? Funziona ancora? Chi lo usa?
Con quale frequenza ti starai chiedendo come ottenere questo risultato? Quando più
persone condividono lo stesso ufficio o la stessa officina, un vero strumento di
supporto a questo primo step è chiedere al gruppo di mettere un bollino rosso sugli
oggetti che si presume possano essere eliminati o spostati dalle immediate
vicinanze del posto di lavoro. Gli elementi “bollati” possono anche essere spostati
in un area di valutazione temporanea a disposizione per i ripensamenti che però
devono avvenire entro tempi concordati, scaduto il tempo, generalmente un mese,
gli oggetti vengono eliminati o archiviati in altre aree. In Giappone questa azione di
separazione si riflette nella qualità della persona organizzata che sa distinguere
metodicamente quanto è essenziale e necessario da quanto non lo è.
Dopo aver realizzato la separazione troverai scaffali e cassetti di lavoro
sorprendentemente sgombri, potrai quindi passare alla seconda s. la seconda s,
sistemare, permette di collocare al posto giusto strumenti e documenti e
quant’altro necessario per svolgere il proprio lavoro, ma cosa significa al posto
giusto?
L’oggetto al posto giusto è quello che è facile da raggiungere, facile da
prelevare, facile da riporre. Vanno definite le collocazioni dei diversi oggetti e
strumenti cercando di rendere visivamente è percepibile la presenza o assenza di
quanto ritenuto dal gruppo utile e necessario.
Il tutto deve essere a prova di errore
così che anche ai meno esperti risulti chiaro se qualcosa è fuori posto e in quantità
inferiore o superiore al previsto. L’eccesso di pochi oggetti ti costringerà ad
allontanare dalla posizione ideale molte altre cose utili strumenti che possono
essere di aiuto.
Per questo secondo step sono utili l’utilizzo di codici, colori vivaci
con significato immediato, contenitori che non permettono di accumulare un
eccesso di scorta, portaoggetti a incastro, etichettature.
Questa azione di sistemazione si rifletterà dunque nella qualità che la persona porterà nella propria vita e nel proprio lavoro.
di Michele Casamassima
Ceo MFC Group
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